Diese versteckte Slack-Funktion kann Ihre Produktivität steigern - so verwenden Sie sie

Achtung, Slack-Nutzer: Finden Sie nicht, wonach Sie suchen? Slack Files hilft Ihnen weiter.

Schon seit einiger Zeit ist Slack mein bevorzugtes Kollaborationstool. Damit kann ich kontinuierlich mit Klienten in Kontakt bleiben, die E-Mails als weniger effektive Kommunikationsform betrachten. Einige Nutzer sehen in Slack im Grunde nur ein Chat-Tool - doch es ist so viel mehr als das! Allein eine bestimmte Funktion verdeutlicht den umfassenden Nutzen von Slack.

Begegnen Sie Slack Files.

Das Tool „Slack Files“ dient als Speicherort für alle Dateien, die Sie geteilt haben, sowie für alle Dateien, die andere mit Ihnen geteilt haben. Obwohl Sie keine Dokumente, Bilder usw. direkt in den „Files“-Bereich hochladen können, erfüllt dieses Tool eine sehr wichtige Funktion. Mit „Files“ haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Dateien, die zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern geteilt wurden - unabhängig davon, wann sie geteilt wurden.

Bei Slack Files gibt es vier verschiedene Abschnitte:

• Kürzlich angesehen
• Geteilt mit Ihnen
• Von Ihnen erstellt
• Alle Dateien

Slack Files verfügt außerdem über die Funktionen „Suche“ und „Verlauf“, die es noch einfacher machen, das Gesuchte zu finden - was besonders nützlich ist, wenn eine große Anzahl von Dateien zwischen Kollegen geteilt wird.

Und es gibt noch mehr.

Eine der besten Eigenschaften von Slack Files ist die Möglichkeit, beliebige Dateien herunterzuladen - unabhängig davon, wann sie geteilt wurden. Oft musste ich ein bestimmtes Dokument oder Bild erneut verwenden; entweder hatte ich vergessen, es auf meinem lokalen Speicher zu sichern, oder ich konnte es einfach nicht finden. In solchen Fällen gehe ich einfach zu Slack Files, suche nach der Datei, lade sie herunter und nutze sie.

Über das Datei-Ausklappmenü können Sie mehrere Aktionen ausführen.

In ähnlicher Weise können Sie die Datei ansehen, sie teilen, die Dateidetails einsehen, den Link zur Datei kopieren, sie für später speichern, die Dateidetails bearbeiten (was eine neue Funktion ist) und die Datei löschen.

Im Großen und Ganzen ist der Zugriff auf und die Nutzung von Slack Files sehr einfach. Um Files zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr“ in der linken Seitenleiste und wählen Sie „Files“.

Sie können in diesem Pop-up auch auf andere Slack-Funktionen zugreifen.

Wie man Dateien findet

Sobald Sie im Abschnitt „Dateien“ sind, können Sie die gewünschte Datei finden. Falls Sie sicher sind, dass die Datei kürzlich geteilt wurde, klicken Sie auf „Kürzlich angesehen“. Ansonsten bevorzuge ich es, auf „Alle Dateien“ zu klicken und anschließend das Suchfeld zu nutzen, um die gewünschte Datei zu finden. Der Vorteil der Suchfunktion ist, dass sie nicht auf Groß- und Kleinschreibung reagiert - Sie müssen sich also nicht genau daran erinnern, wie die Datei benannt wurde.

Beachten Sie, dass die Suchfunktion keine Fuzzy-Logik verwendet; das heißt, sie gibt eine Liste von Ergebnissen basierend auf der wahrscheinlichen Relevanz zurück - und nicht einfach nur den passenden Dateinamen. Aus diesem Grund müssen Sie zumindest einen Teil des Dateinamens kennen.

Zum Beispiel lade ich Dateien hoch, die mit meinem Pixel 8 Pro aufgenommen wurden - diese Dateien beginnen immer mit „PXL_“. Im Suchfeld kann ich „PXL_“ eingeben; dadurch werden alle Dateien angezeigt, die mit diesen vier Buchstaben beginnen (in genau dieser Reihenfolge). Ich könnte auch „pxl_“ eingeben, falls ich in Eile bin und die Shift-Taste nicht verwenden möchte.

Slack Files bietet im Dropdown-Menü der Suchergebnisse keine Vorschau der gefundenen Dateien an; dafür wird in dem Hauptanzeigebereich jedoch ein Vorschaubild für jede Datei angezeigt - vorausgesetzt, es handelt sich um ein Bild. Nachdem Sie Ihren Suchbegriff eingegeben haben, drücken Sie die Enter-Taste - daraufhin werden alle Ergebnisse (inklusive der Vorschaubilder) im Anzeigebereich angezeigt. Alle anderen Dateien - wie Dokumente und Tabellenblätter - erhalten jeweils passende Vorschaubilder, die auf dem Dateityp basieren.

Natürlich können Sie auch nach Dateierweiterungen suchen, z. B. .jpg, .docx, .xslx usw. Bei einer solchen Suche müssen Sie kein Wildcard-Zeichen verwenden (z. B. *.jpg). Wenn Sie .jpg in das Suchfeld eingeben, werden alle JPG-Bilder in den Ergebnissen angezeigt.

Wie man Suchanfragen filtert

Slack Files verfügt außerdem über ein praktisches Filtersystem, mit dem Sie nach Benutzer, Ort (d. h. Slack-Kanal), Dateityp und Datum filtern können. Dazu klicken Sie auf eine der Dropdown-Listen unter der Suchleiste und wählen bzw. geben Sie Ihren Filter ein. Mit dem Datumsfilter können Sie beispielsweise folgende Optionen auswählen:

• Jederzeit
• Heute
• Gestern
• Letzte 7 Tage
• Letzte 30 Tage
• Letzte 3 Monate
• Letzte 12 Monate
• An
• Vorher
• Nachdem
• Bereich

Der Slack-Datumsfilter ist sehr nützlich, um Dateien zu finden, die von Ihnen oder mit Ihnen in einem bestimmten Zeitraum geteilt wurden.

Die Verwendung dieses Filters in Kombination mit dem „Von“-Filter garantiert fast, dass Sie finden, wonach Sie suchen.

Wenn Sie keine Dateien regelmäßig teilen - oder wenn Ihnen keine Dateien regelmäßig zur Verfügung gestellt werden - wird die Funktion „Dateien“ für Sie kaum nützlich sein. Wenn Sie jedoch Dateien mit Ihren Kollegen teilen, wird „Dateien“ zu einem unverzichtbaren Bestandteil Ihres Slack-Workflows. Probieren Sie es aus - und sehen Sie selbst, ob es Ihnen dadurch erheblich leichter fällt, den Überblick über alle Dateien zu behalten, die Sie in Ihren Slack-Workspaces verwendet haben.