9 Google Drive Tipps und Tricks, die jeder kennen muss

Schnelle Links

Wichtige Dateien und Ordner markieren

Verwenden Sie die erweiterte Suche, um Ihre Dateien zu finden

Einrichten des Offlinezugriffs für Ihre Dateien

Nutzen Sie die Vorteile der Seitenleiste "Aktivität"

Holen Sie sich die Erweiterung "In Google Drive speichern"

Greifen Sie über den Datei-Explorer auf Google Drive zu

Verwenden von Tastenkombinationen

Google Drive-Dateien für Nicht-Gmail-Konten freigeben

Spammer auf Drive blockieren

Google Drive ist vollgepackt mit Funktionen, die das Organisieren, Freigeben und Zugreifen auf Ihre Dateien einfacher denn je machen. Dennoch bleiben einige der besten Tools oft unbemerkt. Vom Lesezeichen wichtiger Dateien bis hin zum Offline-Zugriff – hier sind 9 wichtige Google Drive-Tipps, die Ihren Arbeitsablauf verbessern werden.

1. Markieren Sie wichtige Dateien und Ordner mit einem Stern

Das Auffinden einer bestimmten Datei in Google Drive kann manchmal überwältigend sein, insbesondere wenn es zahlreiche Dateien und Ordner gibt. Wenn Sie jedoch häufiger auf bestimmte Dateien oder Ordner zugreifen müssen, können Sie sie für den schnellen Zugriff mit einem Stern versehen. Dies erspart Ihnen die Mühe, wiederholt nach denselben Dateien zu suchen.

Um eine Datei oder einen Ordner in Google Drive mit einem Stern zu markieren, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Organisieren > Zu markiert hinzufügen aus. Sobald diese Elemente mit einem Stern versehen sind, werden sie im Abschnitt "Markiert" in der linken Seitenleiste von Google Drive angezeigt. Diese Funktion ist sehr nützlich, um Prioritätsdokumente, häufig verwendete Dateien oder aktive Projektdateien organisiert und griffbereit zu halten.

2. Verwenden Sie die erweiterte Suche, um Ihre Dateien zu finden

Möglicherweise können Sie bereits die Suchfunktion in Google Drive verwenden, um Ihre Dateien und Ordner zu finden. Für schnellere und genauere Ergebnisse können Sie jedoch die Option Erweiterte Suche neben dem Suchfeld verwenden.

Auf diese Weise können Sie die Ergebnisse nach Dateityp, Eigentümer, Speicherort oder sogar nach Änderungsdatum filtern. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten haben und etwas Bestimmtes finden müssen.

Darüber hinaus unterstützt Google Drive auch boolesche Operatoren, ähnlich wie Gmail. Sie können Befehle wie to:, from:, type:, AND, OR, owner:, before:, title: und mehr verwenden, um Ihre Suche zu verfeinern und Dateien schneller zu finden. Wenn Sie beispielsweise type:pdf owner:me before:2023 in die Google Drive-Suche eingeben, können Sie alle PDF-Dateien finden, die vor 2023 erstellt wurden.

3. Richten Sie den Offline-Zugriff für Ihre Dateien ein

Wenn Sie nicht immer Zugang zum Internet haben, kann das Einrichten des Offlinezugriffs für Ihre Google Drive-Dateien ein Lebensretter sein. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen ohne Internetverbindung anzeigen und bearbeiten. Und das Beste daran? Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Um den Offline-Zugriff zu aktivieren, gehen Sie zum Einstellungsmenü von Google Drive und aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Abschnitt Offline. Dadurch werden Ihre zuletzt verwendeten Google Docs-, Tabellen- und Präsentationen-Dateien offline verfügbar. Sie können eine alte Datei auch für die Offline-Bearbeitung verfügbar machen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol daneben klicken und Offline verfügbar machen auswählen.

4. Nutzen Sie die Vorteile der Aktivitäts-Seitenleiste

Die Seitenleiste "Aktivität" in Google Drive ist eine praktische Funktion, um den Überblick über Ihre Dateien zu behalten, insbesondere in kollaborativen Einstellungen. Es hilft Ihnen, Änderungen zu überwachen und den Versionsverlauf einer Datei schnell zu überprüfen.

Wählen Sie einfach eine Datei oder einen Ordner in Google Drive aus, klicken Sie auf das Info-Symbol in der oberen rechten Ecke und wechseln Sie zum Tab "Aktivität". Dadurch wird eine Zeitleiste mit Aktivitäten wie Kommentaren, Bearbeitungen und Freigabeereignissen angezeigt, die es einfach macht, über alle Änderungen und Interaktionen mit einer Datei oder einem Ordner informiert zu bleiben.

5. Holen Sie sich die Erweiterung "In Google Drive speichern"

Wenn Sie häufig Dateien aus dem Internet herunterladen, um sie dann erneut in Google Drive hochzuladen, ist die Browsererweiterung "In Google Drive speichern" hilfreich. Mit diesem einfachen Tool können Sie Dokumente, Bilder, Videos und sogar ganze Webseiten direkt auf Ihrem Google Drive speichern. Wenn Sie auf eine Datei oder Webseite stoßen, die Sie speichern möchten, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste darauf klicken und In Google Drive speichern auswählen.

Diese Erweiterung ist kostenlos und ein unverzichtbares Tool für alle, die Online-Inhalte schnell und ohne zusätzlichen Aufwand speichern möchten.

6. Greifen Sie über den Datei-Explorer auf Google Drive zu

Sie müssen nicht jedes Mal einen Browser öffnen, wenn Sie auf Ihre Google Drive-Dateien zugreifen möchten. Wenn Sie Google Drive zum Windows-Datei-Explorer hinzufügen, können Sie nahtlos direkt von Ihrem Desktop aus auf Dateien zugreifen und diese hochladen. Dadurch wird ein Ordner auf Ihrem Computer erstellt, der als virtuelles Laufwerk fungiert. Sie können dann mit Google Drive wie mit jedem anderen Ordner interagieren.

Wenn Sie den Offline-Zugriff bevorzugen, können Sie die Option Dateien spiegeln aktivieren. Dadurch werden Ihre Google Drive-Dateien auf Ihrem Computer gespeichert, sodass sie immer verfügbar sind, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

7. Verwenden Sie Tastenkombinationen

Wie jeder andere Dienst unterstützt auch Google Drive Tastenkombinationen, um Ihr Erlebnis zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Während Sie möglicherweise bereits gängige Tastenkombinationen wie Strg + A zum Auswählen aller oder Strg + Z zum Rückgängigmachen verwenden, gibt es andere, die Ihre Produktivität steigern können. Wenn Sie z. B. die Taste / (Schrägstrich) drücken, gelangen Sie direkt zur Suchleiste, und Alt + N öffnet das Menü Neu.

Sie können Strg + / drücken, um alle von Google Drive unterstützten Tastenkombinationen anzuzeigen. Wenn Sie sich einige, wenn nicht sogar alle davon merken, können Sie schneller navigieren und Zeit sparen.

8. Teilen Sie Google Drive-Dateien mit Nicht-Gmail-Konten

Das Freigeben von Google Drive-Dateien für Gmail-Nutzer ist unkompliziert, aber wussten Sie, dass Sie sie auch für Personen freigeben können, die kein Google-Konto haben?

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie Freigeben > Freigeben aus. Ändern Sie im folgenden Menü mit dem Link den Zugriff von Eingeschränkt auf Jeder. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Link kopieren. Sie können diesen Link dann mit jedem teilen, und er kann auf die Datei zugreifen, ohne ein Google-Konto zu benötigen.

9. Spammer auf Drive blockieren

Spam ist nicht nur ein Problem in Gmail. Betrüger nutzen häufig die Freigabefunktion von Google Drive aus, um bösartige Dateien zu versenden, die möglicherweise in Ihrem Drive erscheinen. Der Umgang mit solchen Betrügern kann zwar frustrierend sein, aber sie zu blockieren ist eine schnelle und effektive Lösung.

Wenn also jemand Dateien oder Ordner für Sie freigibt, die Sie nicht möchten, können Sie ihn in Google Drive blockieren, um zukünftige Unterbrechungen zu vermeiden. Suchen Sie einfach die Datei, die von dem Benutzer freigegeben wurde, den Sie blockieren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Melden oder blockieren > Blockieren [E-Mail/Benutzername].

Wenn Sie jemanden blockieren, wird nicht nur verhindert, dass er in Zukunft etwas mit Ihnen teilt, sondern auch alle Dateien entfernt, die er bereits mit Ihnen geteilt hat.

Wenn Sie diese Tipps in Ihren Alltag integrieren, sollten Sie das Beste aus dem Angebot von Google Drive herausholen. Probieren Sie sie also unbedingt selbst aus. Denken Sie daran: Je mehr Sie erkunden, desto mehr werden Sie entdecken, um Google Drive intelligenter für Sie zu machen.